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8 Tipps für die Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen

22. April 2019 / by Christopher Bieber

Prozessoptimierung beschreibt die Effizienz- und Effektivitätssteigerungen sowohl bei bestehenden Entwicklungs-, Produktions- und Geschäftsprozessen, als auch bei der Verbesserung der Ressourcen-Einsatzplanung.

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Wichtig hierbei: um Prozesse grundlegend optimieren zu können, müssen Abteilungsgrenzen überwunden und Prozessketten gesamtbetrieblich betrachtet werden.

 

  1. Internes Management/Organisation der Mitarbeiter

Dieser Bereich bietet überaus viel Optimierungspotential. Die Kommunikation zwischen der Führungsebene und den Mitarbeitern ist genauso wichtig wie die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Es ist niemandem geholfen, wenn das Team nicht harmoniert. Allerdings hilft es dem Vorhaben der Prozessoptimierung auch nicht , wenn jeder Mitarbeiter sein eigenes Ding macht. Internes Management ist also unabdingbar, man muss jedoch die richtige Balance finden.

 

  1. Die 5S-Methode

Diese Methode sorgt dafür das zunächst überflüssige, kaputte oder unwichtige Prozesse aussortiert und dann die benötigten Abläufe so angeordnet werden, dass keine Zeit verschwendet wird. Nun muss für eine gewisse Disziplin am Arbeitsplatz gesorgt werden, um die geschaffene Ordnung auch zu erhalten. Hierbei ist es besonders wichtig, dass  tägliche Abläufe standardisiert werden.

Kurz zusammengefasst heißt dies also folgendes: 1. (Aus)sortieren, 2. Ordnen, 3. Säubern, 4. Sauberkeit als Standard und 5. Erhaltung

 

  1. Jahresplanung/Zielplanung

Damit in einem Unternehmen keine überflüssigen und doppelten Arbeiten gemacht werden, hilft es, am Anfang eines jeden Jahres eine genaue Zielplanung zu machen. Hierbei wird genauestens definiert, welche Ziele wann, wie, womit und warum erreicht werden sollen. Die Abläufe können dann auf die einzelnen Ziele angepasst werden.

 

  1. Effektivität der bestehenden Abläufe hinterfragen 

Gewisse Routinen bei der Arbeitsweise schleichen sich mit der Zeit unausweichlich ein. Das ist nicht zwangsläufig etwas Schlechtes. Jedoch sollte man in regelmäßigen Abständen hinterfragen, ob die bestehenden Abläufe immer noch effektiv sind oder ob es schon bessere Wege gibt ans Ziel zu kommen.

 

  1. Qualität verbessern

In einem Hochlohnland wie Deutschland ist die Qualität eines der wichtigsten, wenn nicht sogar das wichtigste Kriterium überhaupt. Deshalb kann die Qualitätsverbesserung eines Produktes oder einer Dienstleistung ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor sein. So können Dienstleistungen beispielsweise durch Weiterbildungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter oder Produkte durch das Verwenden hochwertiger Materialien schnell verbessert werden.

 

  1. Ressourcen reduzieren

Ressourcen zu schonen ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch für den eigenen Geldbeutel. Auch wenn dies zunächst jedem klar erscheint, sollte doch hinterfragt werden, ob dies bei der alltäglichen Arbeit wirklich immer eingehalten wird. Der Umstieg beispielsweise auf ein „digitales Büro“ kann nicht nur die Arbeitsweise beschleunigen, sondern auch die Kosten senken. Damit steigen die Produktivität und Effizienz.

 

  1. Automatisierung

Dank der Digitalisierung sind viele einfache Arbeiten durch Roboter zu bewältigen. Dies kann einen zeitlichen und finanziellen Gewinn für das Unternehmen bringen. Aber nicht nur Robotik und künstliche Intelligenz können zur Automatisierung beitragen, sondern auch die Automatisierung beim Menschen. Was am Anfang unmenschlich klingt, ist eine wichtige Methode um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Doch was heißt dies nun konkret? Ganz einfach: die Mitarbeiter müssen so gut geschult und weitergebildet werden, dass die einfachsten Arbeitsschritte in Fleisch und Blut übergehen und automatisiert ablaufen. 

 

  1. Kosten senken

Aus dem Nichts lassen sich Kosten verständlicherweise nicht senken. Doch die Kombination mehrerer Faktoren kann einiges dazu beitragen. Zum Beispiel kann der einzelne Arbeitsplatz kostengünstiger gemacht werden, indem auf staatliche Fördermittel oder auf sogenannte Benefits für Mitarbeiter zurückgegriffen wird.

 

Übersicht zum Abhaken :

  • Internes Management/Organisation der Mitarbeiter
  • Die 5S-Methode
  • Jahresplanung/Zielplanung 
  • Effektivität der bestehenden Abläufe hinterfragen 
  • Qualität verbessern
  • Ressourcen reduzieren
  • Automatisierung 
  • Kosten senken

 

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Topics: Unternehmensberatung, Blog, Firmenkunden, Selbstständig, Prozessoptimierung

Christopher Bieber

Verfasst von Christopher Bieber

Christopher Bieber ist Leiter einer der schnellst wachsenden Direktionen der Allfinanz Deutschen Vermögensberatung, mit 20 Vermögensberatern und rund 14.000 Kunden in Hamburg und Schleswig-Holstein.