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Agilität im Unternehmen

6. Mai 2020 / by Christopher Bieber

Agilität im Unternehmen - Effektiv auf Veränderungen reagieren (Teil 1)


Agile Arbeitsweisen sind in aller Munde und finden in vielen Branchen und Anwendungsszenarien immer mehr Zuspruch. Im digitalen Zeitalter sind agile Prozesse, Strukturen und Arbeitsweisen beinahe schon wesentliche Voraussetzung für nachhaltigen Erfolg. Was sind die Grundlagen und welche agilen Arbeitsweisen sind für den Einzelnen tatsächlich notwendig?

Agilität im Unternehmen

Agile Basics: Grundlagen und Prinzipien agilen Arbeitens

Die klassische Projektbearbeitung steht vor zwei großen Herausforderungen: das permanent zunehmende Tempo, mit dem Projekte abgearbeitet werden müssen, und die Tatsache, dass in vielen Projekten Abweichungen vom Plan eher die Regel als die Ausnahme sind. Um diesen Herausforderungen „gebührend“ entgegentreten zu können, bieten sich agile Techniken, Methoden, Konzepte an. Unterschiede des klassischen zum agilen Projektmanagement:

Klassisch

Agil

Anforderungen zu Beginn bekannt

Anforderungen zu Beginn unscharf

Änderungen von Anforderungen während Projektverlauf schwierig

Änderungen an Anforderungen während Projektverlauf eingeplant

Hohe Kosten für späte Anforderungsänderungen

Mäßige Kosten für späte Anforderungsänderungen

Anforderungsbeschreibung aus technischer Sicht (Features)

Anforderungsbeschreibung aus Kundensicht (Anwendungsfälle)

Sequenzieller Entwicklungsprozess

Iterativer Entwicklungsprozess

Starrer Projektmanagementprozess

Fortlaufende Prozessverbesserungen

Kunde sieht nur Endergebnis

Kunde bewertet Zwischenergebnisse

Wenn es eng wird, eher Meilensteine schieben

Wenn es eng wird, eher Aufwand verringern

Große Teams möglich

Relativ kleine Teams nötig

Klare Hierarchie

Selbstorganisierte Teams

Viele Spezialisten im Team

Viel gemeinsame Verantwortung

Team sitzt verteilt und ist in mehreren Projekten tätig

Team sitzt zusammen und hat Fokus auf ein Projekt

Aufgaben von oben zuteilen

Aufgaben selbstständig übernehmen

Viel Kommunikation über Dokumente und lange Meetings

Viel informelle Kommunikation und Standup-Meetings

Aufwandsschätzung durch Projektleiter oder Experten

Aufwandsschätzung gemeinsam im Team

Tabelle: Unterschiede im Überblick (Quelle: https://www.haufe.de/personal/hr-management)

Agile Methoden

Im Bereich der Softwareentwicklung wird schon seit Langem auf agile Methoden zurückgegriffen. Inzwischen werden diese jedoch auch auf Projekte außerhalb der Softwareentwicklung übertragen. Die Praxis zeigt, dass agile Konzepte und Arbeitsweisen durchaus übertragbar sind, wenn auch die straighte Anwendung und Umsetzung nicht immer ganz leicht ist. Zu den bekanntesten agilen Methoden gehören Scrum und Kanban.

  1. Scrum

Scrum ist aktuell wahrscheinlich der bekannteste Vertreter agiler Vorgehensmodelle im Projektmanagement. Warum? Scrum ermöglicht es, innerhalb von Projekten permanent auf Veränderungen (Anforderungen, Marktumfeld, Rahmenbedingungen etc.) und Hindernisse reagieren zu können. Diese Flexibilität, auf unterschiedliche Einflüsse reagieren zu können, ist ein essenzieller und fester Bestandteil von Scrum. Es verwundert daher nicht, dass immer mehr Unternehmen außerhalb der Softwareentwicklung  Scrum im Projektmanagement einführen. Auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen hält Scrum Einzug.

Zahlreichen Begriffen aus dem „Scrum-Kosmos“ sind Sie wahrscheinlich auch schon mal begegnet. Dazu gehören beispielsweise: Sprint, Scrum Master, Product Owner, Daily Scrum, Retrospektive, Review usw.

Das Scrum-Team besteht aus dem Entwicklungsteam, dem Product Owner (als Fachexperte verantwortlich für die Anforderungen) und dem Scrum Master. In diesem Kontext ist der Scrum Master verantwortlich für die erfolgreiche Implementierung und reibungslose Durchführung des Scrum-Prozesses sowie der Implementierung und Moderation der Abläufe, Ereignisse und Meetings. Der Scrum-Master betreut somit die methodischen Rahmenparameter eines Projektes und beseitigt Störeinflüsse, die eine höhere Performance des Teams verhindern.

Im Kontext der agilen Produktentwicklung und Projektsteuerung haben sich Retrospektiven als effektives Werkzeug zur Steigerung der Transparenz und der Weiterentwicklung des Projektteams etabliert. Im Rahmen dieser projektinternen Meetings werden Probleme jeglicher Art offen und vorurteilsfrei angesprochen sowie darauf basierend, Maßnahmen zur Optimierung abgeleitet. Dabei ist die versierte Moderation inklusive Timeboxing der entscheidende Schlüssel zum Erfolg. Gemäß des agilen Prinzips „inspect and adapt“ wird so kontinuierliche Verbesserung in die Praxis überführt.

  1. Kanban

Kanban ist eine effektive Methode, um das Aufgabenmanagement in agilen Projekten zu gestalten. Im Fokus stehen hierbei: Klarheit und Flexibilität. Kanban sorgt für Transparenz bezüglich der Arbeitsprozesse und fördert gleichermaßen die Motivation der Mitarbeiter durch den Einsatz weniger aber dafür klarerer Regeln. Bei Verwendung der Kanban-Methode startet das Projekt zunächst ohne Eingriffe in die Organisationsstruktur oder Prozesse. Dahinter verbirgt sich der Leitgedanke eines evolutionären Change Managements. Was bedeutet das? Der bestehende Prozess wird in kleinen Schritten (evolutionär) verbessert. Wie? Indem viele kleine Änderungen durchgeführt werden (es geht um den bewussten Verzicht auf EINE große Veränderung), wird das Risiko für jede einzelne Maßnahme reduziert. Kanban bietet so eine leistungsfähige und flexible Alternative zur Scrum-Methode im Kontext der agilen Projektsteuerung.

(Quelle: e.kundenservice Netz)

Fazit

Indem Sie sich verschiedener Teilaspekte, Techniken und Methoden des agilen Projektmanagements bedienen, können Sie Ihr Projekt step by step agiler machen. Dadurch reduzieren Sie Kosten, verkürzen die Projektlaufzeit und können stets auf sich verändernde Faktoren im Projektumfeld reagieren.

Sie planen, agile Vorgehensweisen der  Projektsteuerung oder der Produktentwicklung einzusetzen oder sind einfach daran interessiert, in ihrem beruflichen Kontext mit Agile in Berührung zu kommen? Gern unterstützen wir Sie dabei und laden Sie herzlich zu einem unverbindlichen Beratungsgespräch ein. Vereinbaren Sie gleich einen Termin!

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Christopher Bieber

Verfasst von Christopher Bieber

Christopher Bieber ist Leiter einer der schnellst wachsenden Direktionen der Allfinanz Deutschen Vermögensberatung, mit 20 Vermögensberatern und rund 14.000 Kunden in Hamburg und Schleswig-Holstein.